Wie war der Name noch gleich?“
Jeder,
der privat schon einmal eine größere Anzahl an Gästen empfangen hat,
weiß, wie schwer es sein kann den Überblick zu behalten. Gedanken wie:
„Haben wir den wirklich eingeladen?“, oder „Kommt der Mann, der gerade
durch die Tür spaziert, mir nicht irgendwie bekannt vor?“, sind nicht
ungewöhnlich. Im schlimmsten Fall können diese zu unangenehmen
Erlebnissen führen. Bei einer Familienfeier wünscht man sich, man hätte
den vollständigen Stammbaum des Ehemannes abgespeichert; beim Öffnen der
Tür wünscht man sich, man könnte den Neuankömmling freundlich mit
seinem Vornamen begrüßen statt eines unfreundlichen „Hallo, ähm, wie war
der Name noch gleich?“.
Besucherausweise für das Unternehmen
Was
auf Privatveranstaltungen noch als Zukunftsmusik gilt, ist für
Unternehmen bereits Alltag. Viele Unternehmen speichern Daten ihrer
Besucher mithilfe von Codes. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es
sich um das kleine Programmkino um die Ecke oder um einen
Messeveranstalter mit tausenden Besuchern handelt. Häufig handelt es
sich bei den erfassten Daten um bei der Registrierung angegebene
Informationen (Name, Organisation, Geburtsdatum). Grundsätzlich sind der
Fantasie aber keine Grenzen gesetzt. Jeder deutsche Personalausweis
enthält beispielsweise neben dem sichtbaren ein weiteres digital
abgespeichertes Lichtbild, das mit RFID ausgelesen werden kann.
Vorteile für die Besucher…
Für
den Besucher reicht eine einzelne Papier- oder Plastikkarte (RFID oder
Barcode). Damit kann er dann Zutritt zu Gebäuden, Geländen oder
Veranstaltungen bekommen. Es stellt also eine wirklich bequeme Lösung
dar, die darüber hinaus einen entscheidenden Vorteil gegenüber
klassischen Eintrittskarten aus Papier hat: der Besucherausweis lässt
sich ohne größeren Aufwand reproduzieren. Für QR-Codes auf Papier genügt
ein neuer Ausdruck, der (üblicherweise) digital verfügbaren Dokumente.
Aber auch für Besucherausweise aus Plastik (RFID oder Barcode) stellt
ein Verlust kein Hindernis dar, denn die Besucherausweise lassen sich
ohne größeren finanziellen Aufwand wiederherstellen. Die Daten wurden
schließlich zuvor digital erfasst. Der Besucher muss also nur seine
Identität nachweisen und kann anschließend einen neuen Besucherausweis
bekommen.
Vorteile für die Unternehmen…
Unternehmen,
die Besucherausweise einsetzen möchten, benötigen neben den
eigentlichen Besucherausweisen, eine auf die Veranstaltung abgestimmte
Anzahl an Lesegeräten. Theoretisch lassen sich für beide Technologien
Smartphones als Lesegeräte einsetzen. In der Praxis werden aber eher
professionelle Lesegeräte verwendet. Außerdem verwenden die meisten
Unternehmen eine Software, mit der sich die Daten überprüfen, steuern
und im Nachhinein auswerten lassen. So kann das Unternehmen später
erkennen, zu welchen Zeiten der Besucherandrang besonders groß war, wie
viele Besucher der Einladung nicht gefolgt sind und welche Anzahl von
Besuchern sich zum aktuellen Zeitpunkt in den Räumen oder auf dem
Veranstaltungsgelände befinden. Das sind sehr wertvolle Informationen,
die für die Optimierung von Abläufen eingesetzt werden können.
Häufig
sind in der Software auch Funktionen integriert, mit denen sich Codes
generieren lassen. Mithilfe dieser Codes kann das Unternehmen dann einen
Besucherausweis designen und das fertige Layout selber drucken oder
drucken lassen.
Wer Karten selber drucken möchte, kann
Kartendruckgeräte für beide Technologien für einige hundert Euro
erwerben. Je nachdem was der Drucker leisten soll, kann es etwas
billiger oder sehr viel teurer werden. Wenn man sich die Karten
professionell drucken lässt, schwanken die Preise zwischen 20 Eurocent
und einem Euro pro Ausweis (RFID und Barcode). Die Menge der erwarteten
Besucher entscheidet also darüber, ob es sich lohnt die Karten drucken
zu lassen oder ein eigenes Druckgerät anzuschaffen.
Wie funktionieren Barcodes?
Jeder
kennt Barcodes aus dem Supermarkt. Kaum ein Produkt kommt noch ohne die
berühmten Striche aus. Die traditionellen Strichcodes aus dem
Supermarkt können etwa acht bis 15 Zeichen speichern und eignen sich
deshalb besonders gut für kurze Zeichenfolgen (beispielsweise
Produkt-IDs). Da in vielen Zusammenhängen längere Zeichen notwendig
sind, etablieren sich zunehmend die sogenannten QR-Codes (QR steht für
„Quick Response“, also eine „schnelle Antwort“). In QR-Codes lassen sich
bereits vier- bis siebentausend Zeichen abspeichern.
Wie funktioniert RFID?
RFID
steht für „Radio Frequency Identification“. Die Technologie basiert auf
Radiowellen. Um die auf dem Datenträger enthaltenen Informationen an
das Lesegerät zu schicken, fungiert der Chip zugleich als „Transmitter“
und „Responder“. Das Lesegerät fordert die Informationen an und stellt
zudem die erforderliche Energie zur Verfügung. Der Chip reagiert
anschließend auf diese Anfrage, indem er die angeforderten Informationen
an das Lesegerät weiterleitet. Auf RFID-Chips passen bereits bis zu 96
Kilobytes an Informationen. Aus diesem Grund lassen sich auch Daten (wie
z.B. das Foto im Personalausweis) oder weitere Datenformate speichern.
Vor- und Nachteile beider Technologien
Auch
wenn sich die beiden Technologien in vielen Punkten ähneln. Es gibt
auch einige Unterscheidungsmerkmale. Ein besonders markanter Vorteil der
RFID-Technologie ist das kontaktlose Übermitteln von Informationen.
Besonders hochwertige Transponder können Informationen über mehrere
Meter hinweg senden. Für Besucherausweise sind meist wenige Zentimeter
Abstand notwendig. Dennoch: im Gegensatz zu Barcodes vereinfacht sich
dadurch das Erfassen von Besuchern bereits. Die Ausweise müssen nur nah
an das Lesegerät gehalten werden und senden durch die Geldbörse
hindurch. Bei Barcodes gibt es dagegen häufig durch Schmutz oder
schlechte Druckqualität verursachte Lesefehler.
Beim Thema Datenschutz streiten
sich die Geister. Bei dem Thema hat aber dennoch der Barcode die Nase
vorne. Barcodes sind weit verbreitet und gesellschaftlich akzeptiert,
während die noch etwas modernere RFID-Technologie von Datenschützern
kritisch beobachtet wird. Es besteht die Gefahr, dass Hacker auf die
Daten zugreifen. Außerdem kritisieren Datenschützer, dass die
Unternehmen ihre Kunden nicht ausreichend über die Technologie
informieren. Ganz sicher sind aber auch die Barcodes nicht, da sie
leicht nachzumachen sind.
Man könnte vermuten, dass die Barcode-Technologie in jedem Fall kostengünstiger ist.
Doch so einfach funktioniert die Rechnung nicht. Klar ist: der einzelne
Besucherausweis ist nach wie vor günstiger mit der Barcode-Technologie.
Es muss ja wirklich nur der Code auf das Material für den
Besucherausweis gedruckt werden. Besucherausweise mit RFID-Technologie
benötigen darüber hinaus einen Transponder. Besonders günstige, nicht
wiederbeschreibbare Transponder lassen sich schon für je unter einen
Euro finden. Trotzdem bleibt die Barcode-Technologie nach dieser
einfachen Rechnung preiswerter. Auch das Lesegerät für die
Barcode-Technologie ist meist etwas günstiger. Das liegt insbesondere an
der größeren Verbreitung und dem damit zusammenhängenden größeren
Angebot auf dem Markt. Ein wesentlicher Aspekt darf aber nicht
vernachlässigt werden: die RFID-Technologie ermöglicht einen
reibungslosen Ablauf. Es können also Personalkosten beim Einlass gespart
werden. Vielleicht ergibt sich auch eine größere Kundenzufriedenheit.
Fakt
ist: es hängt stark von den eigenen Präferenzen, der Veranstaltung und
dem Besucheraufkommen ab, ob sich eher die RFID- oder die
Barcode-Technologie lohnt. Auch die entstehenden Kosten lassen sich erst
dann kalkulieren, wenn alle Randbedingungen geklärt sind. Fakt ist aber
auch: im Gegensatz zu einer klassischen Erfassung mit Stift und Papier
bietet der Besucherausweis Gästen und Gastgebern eine bequeme und
kostensparende Alternative.
Bildquellen:
1. https://stock.adobe.com/de/images/man-hand-with-barcode-scanner-in-operation/14044814
2. https://stock.adobe.com/de/images/people-at-a-trade-fair/76998920
