Hab ich alles? Schlüssel, Portemonnaie, Ausweiskarte! - So oder so
ähnlich könnte die Aufzählung so mancher Mitarbeiter am Morgen sein,
bevor sie das Haus auf den Weg zur Arbeit verlassen. Die
Mitarbeiterkarte ist dabei ein wichtiger Bestandteil. Denn ohne sie gibt
es keinen Einlass auf der Arbeitsstelle. Zahlreiche Arbeitnehmer
stecken daher am Morgen ihren Ausweis aus Plastik neben die Lunchbox.
Doch was unterscheidet diese Karte eigentlich von anderen?
Besonderheiten dieser Plastikkarten: So sieht der Ausweis aus
Der Mitarbeiterausweis ist eine kleine Plastikkarte im Scheckkartenformat. In den meisten Fällen sind auf dieser Karte Name des Angestellten, Logo des Unternehmens und andere wichtige Daten (Gültigkeit und Co) aufgedruckt. Oft ist auch ein Foto des Mitarbeiters enthalten, so kann mit einfacher visueller Kontrolle sichergestellt werden, dass der Betreffende auch der Inhaber der Karte ist. Auf der Rückseite oder einer andere passenden Stelle ist oft auch die Adresse abgedruckt, an die ein gefundener Ausweis gesendet werden kann. Meist findet sich auch hier eine Telefonnummer, um den Verlust der Karte zu melden. In vielen Fällen sind diese Informationen aber auch auf der Karte gespeichert – oft nicht in personalisierter Form, sondern mit Identifikationsnummer. Weit verbreitet ist hier die Chipspeicherung. Daher verfügen viele Mitarbeiterausweise über Chips und nur wenige Exemplare über den sonst so typischen schwarzen Magnetstreifen.
Mehr als nur Identifikation: Der Mitarbeiterausweis bietet noch mehr Möglichkeiten
Neben der Zugangsberechtigung und der Ausweisung als Mitarbeiter kann die Plastikkarte jedoch deutlich mehr leisten als nur ein herkömmlich gedruckter Ausweis. Der Chip macht es möglich. So werden oft mit der Schlüsselfunktion der Karte auch Zeiterfassungssysteme integriert. Der Arbeitnehmer kann sich so automatisch an- und abmelden, passiert er mittels Karte wichtige Zugangspunkte. Passwort für den firmeninternen Internetzugang vergessen? Auch das kann der Mitarbeiterausweis in Form einer Plastikkarte leisten. Hier werden oft PC-Log-ins hinterlegt. Ebenso können E-Mails und Dokumente elektronisch signiert oder sogar verschlüsselt werden.
Eine weitere Funktion ist zum Beispiel das Bezahlen in der Kantine. Viele gastronomische Einrichtungen wollen Fremde ausschließen, um ihr preisgünstigeres Angebot wirklich nur den zugehörigen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Daher kann in vielen Betriebskantinen nur mit dem Mitarbeiterausweis gezahlt werden. Hier wird in einem entsprechenden Automaten vorher ein bestimmter Geldbetrag aufgeladen. Aber auch der Mitarbeiterbonus im eigenen Unternehmen oder angefügten Partnern kann sich auf der Karte befinden. Ist die Firma im Handel tätig, kann hier besonders gut Rabatt gewährt werden. Gutscheinbeträge für andere Partner können ebenfalls auf einem Mitarbeiterausweis aus Plastik aufgeladen werden.
Die Technik: So funktionieren Mitarbeiterausweise
Es gibt verschiedene technische Systeme, die auf solche einem Mitarbeiterausweis zum Einsatz kommen. Sogenannte 
Magnetkarten arbeiten mit dem Magnetstreifen. Hier können die üblichen Lösungen nach der Norm „ISO 7811“ verwendet werden. „LoCo“ und „HiCo“-Streifen sind dabei möglich. Oft wird jedoch auch auf den Mitarbeiterkarten mit Chips
gearbeitet. Hier stehen Kontakt notwendige und kontaktlose Techniken
zur Verfügung. Mittels Speicher- oder Prozessorchips werden per Kontakt
Daten übertragen. Diese Technik kommt beispielsweise bei der Aufladung
des Mitarbeiterausweises mit Geld für die Kantine zum Einsatz. Die RFID-Chips ermöglichen eine kontaktlose Übertragung von Daten.
Dahinter verbirgt sich die Bezeichnung „Radio Frequency
Identification“. Zum Einsatz kommt dies oft bei der Zutrittskontrolle
und den Zeiterfassungssystemen.
In vielen Fällen ist der Chip hier jedoch passiv, das bedeutet, die Chips senden die Signale nur, wenn sie in Reichweite des Lesegerätes sind. Hier können verschiedene Umkreise eingesetzt werden. Solche sogenannten Transponder haben oft eine Reichweite von zehn bis 40 Zentimetern. Für weitere Funktionen kommen oft Applikationen zum Einsatz. Diese Anwendungsprogramme auf dem Chip sorgen für den multifunktionalen Einsatz der Karte beispielsweise am firmeneigenen Kopierer, Drucker oder Computer. Auch das Intranet ist manchmal nur mit solch einer Mitarbeiterkarte mit App für den Betreffenden erreichbar.
Die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter
Von einem Mitarbeiterausweis im Plastikkartenformat profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. In erster Linie ist durch die elektrische Barriere zu hoher Wahrscheinlichkeit sichergestellt, dass nur Angehörige des Betriebes Zugang in die Geschäftsräume bekommen. Das erhöht die Sicherheit im Unternehmen ungemein. Ebenso kann sich jeder Mitarbeiter sofort ausweisen und seine Zugehörigkeit damit einfach mit Vorzeigen der Karte beweisen. Die Firma kann aber gerade auch durch die elektronischen Systeme zahlreiche Administrationskosten einsparen. Sowohl bei der Zeiterfassung als auch bei dem Einsatz von Passwörtern und vielen anderen Funktionen können hier wichtige Kosten in der Organisation eingespart werden. Der Mitarbeiter fühlt sich zudem zugehöriger zum Unternehmen, was auch seine Loyalität steigert. Mittels Bonussen und Rabatten auf den Karten bekommt das Unternehmen zudem eine steuerfreie Mitarbeitermotivation.
Der Arbeitnehmer hat seinen individuellen Mitarbeiterausweis im Scheckkartenformat immer griffbereit in seinem Geldbeutel. So kommt er schnell überall hin, kann sich bei jeder Gelegenheit ausweisen und hat alles Notwendige bei sich. Denn der unschlagbare Vorteil für den Arbeitnehmer ist, dass er mit dem Mitarbeiterausweis alles in Einem mit sich trägt. Je nach Nutzung der Karte ist hier das Geld für die Kantine mit allen Passwörtern für die IT-Systeme vereint. Kleingeldsuchen und schweres Erinnern an komplexe Passwörter entfallen. Auch wird die Arbeitszeit mit dem Mitarbeiterausweis leicht erfasst – niemand muss mehr stempeln gehen oder sich irgendwo an und abmelden. Das System steht rund um die Uhr zur Verfügung, so kann der Arbeitnehmer besonders gut auch Gleitzeitarrangements ausnutzen. Je nach Modell gibt es auch die Gehaltserhöhung auf die Mitarbeiterkarte. Denn mit Gutscheinen und Rabatte für das eigene Unternehmen oder angeschlossenen Partnern werden diese Beträge (bis 528 Euro pro Jahr) sogar steuerfrei gehandhabt. Und das freut den Arbeitnehmer besonders, motiviert ihn, was wiederum dem Unternehmen mit einer verbesserten Arbeitsleistung zugute kommt.
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